SIARINDOMEDIA.COM– Universitas Negeri Malang (UM) mengembangkan Sistem Informasi Keuangan dan Akuntansi Pengelolaan Kampoeng Heritage Kajoetangan (SIKAP KJT) untuk mengintegrasikan pencatatan transaksi dan penyusunan laporan keuangan. Sistem ini dikembangkan melalui program pengabdian kepada masyarakat guna mendukung pengelolaan keuangan destinasi wisata berbasis masyarakat tersebut.
“Kami membutuhkan sistem keuangan yang tertata dan terintegrasi agar masyarakat dapat melihat dan mengetahui bagaimana keuangan Kampoeng Heritage Kajoetangan dikelola serta bagaimana manfaatnya didistribusikan,” ujar Mila, Ketua Kelompok Sadar Wisata (Pokdarwis) Kampoeng Heritage Kajoetangan.
Sebelum sistem tersebut dikembangkan, pengurus destinasi wisata di Kelurahan Kauman, Kota Malang, masih mengandalkan buku catatan manual dan sejumlah berkas Microsoft Excel. Akibatnya, data transaksi harus dipindahkan beberapa kali sebelum disusun menjadi laporan bulanan maupun semesteran.
Proses tersebut menambah tahapan administrasi dan berpotensi menimbulkan kesalahan dalam pengelompokan transaksi. Selain itu, pengurus menghadapi kendala ketika harus menelusuri kembali data untuk keperluan pemeriksaan dan pertanggungjawaban keuangan.
Untuk menjawab kebutuhan tersebut, tim UM melaksanakan program bertajuk “Transformasi Pencatatan Akuntansi Kampoeng Heritage Kajoetangan Melalui Sistem Informasi Terintegrasi”. Sistem dirancang berdasarkan kebutuhan dan kebiasaan kerja pengelola, dengan tetap mempertahankan mekanisme pengendalian yang telah berjalan.
Program ini dilaksanakan oleh tim Departemen Akuntansi, Fakultas Ekonomi dan Bisnis UM, dengan dukungan pendanaan dari Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) UM. Tim tersebut terdiri atas Ria Zulkha Ermayda, Ani Wilujeng Suryani, Tatas Ridho Nugroho, Ika Putri Larasati, Primasa Minerva Nagari, Yasintha Dwi Cahyani, dan Yolanda Airine Lopulalan.
Dalam pelaksanaannya, pengurus Kampoeng Heritage Kajoetangan dilibatkan sejak tahap pemetaan masalah hingga pemeriksaan hasil penerapan sistem. Kolaborasi ini menggunakan pendekatan Participatory Action Research (PAR), yang melibatkan mitra dalam mengidentifikasi kebutuhan dan menentukan solusi.
Hasil pemetaan menunjukkan bahwa pengelola sebenarnya telah memiliki sistem pencatatan keuangan. Namun, data yang tersebar di beberapa berkas membuat satu transaksi harus melalui sejumlah tahapan pencatatan sebelum dapat dimasukkan ke dalam laporan.
Berdasarkan temuan tersebut, tim mengembangkan SIKAP KJT dengan memanfaatkan Google Apps Script dan Google Sheets. Sistem ini mengintegrasikan proses pencatatan transaksi, validasi, pengelompokan akun dan kategori, penyimpanan riwayat, rekapitulasi, hingga penyusunan laporan keuangan.
Melalui integrasi tersebut, data transaksi yang telah dimasukkan dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan pelaporan. Pengurus juga dapat mengurangi pemindahan data berulang antarberkas dan menelusuri transaksi melalui satu sumber data terintegrasi.
Meski demikian, penerapan teknologi dilakukan secara bertahap. Catatan manual tetap dipertahankan sebagai dokumen sumber dan cadangan. Sementara itu, Microsoft Excel masih digunakan sebagai format keluaran untuk keperluan pemeriksaan dan pengarsipan.
Tim UM juga mendemonstrasikan penggunaan SIKAP KJT kepada operator. Demonstrasi mencakup akses aplikasi, pemasukan transaksi berdasarkan dokumen sumber, pemeriksaan riwayat transaksi, hingga peninjauan laporan yang dihasilkan.
Setelah demonstrasi, operator mengonfirmasi bahwa fungsi utama SIKAP KJT sesuai dengan kebutuhan pencatatan dan pelaporan yang telah diidentifikasi sebelumnya.
Pengembangan sistem ini diharapkan dapat memperkuat administrasi Kampoeng Heritage Kajoetangan sebagai destinasi wisata berbasis masyarakat. Kawasan tersebut mengandalkan bangunan bersejarah, budaya lokal, kuliner, serta aktivitas ekonomi warga sebagai daya tarik wisata.
Selain mendukung digitalisasi administrasi, program pengabdian ini juga berkaitan dengan Tujuan Pembangunan Berkelanjutan atau Sustainable Development Goals (SDGs). Pemanfaatan teknologi informasi sejalan dengan SDG 9 tentang industri, inovasi, dan infrastruktur. Sementara itu, penguatan pengelolaan wisata berbasis masyarakat berkaitan dengan SDG 11 tentang kota dan permukiman yang berkelanjutan.
Adapun peningkatan keterlacakan transaksi dan pertanggungjawaban keuangan berkaitan dengan SDG 16 tentang perdamaian, keadilan, dan kelembagaan yang tangguh.
Untuk menjaga keberlanjutan sistem, pengelola perlu melakukan pencatatan secara rutin, mencocokkan data digital dengan dokumen sumber, serta menetapkan prosedur operasional. Pengaturan hak akses, pencadangan data, dan pendampingan operator juga diperlukan agar sistem dapat digunakan secara berkelanjutan.
Evaluasi selanjutnya dapat mencakup pengukuran waktu pencatatan, konsistensi dan kelengkapan data transaksi, serta pemahaman pengguna terhadap laporan keuangan. Melalui kolaborasi tersebut, UM dan pengurus Kampoeng Heritage Kajoetangan berharap dapat mengembangkan praktik digitalisasi keuangan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi wisata berbasis masyarakat.
